5 tips för att boosta din produktivitet

Efterfrågan är stor på ditt fokus i dagens digitala värld. Du behöver hela tiden se till att vara den som bestämmer var du lägger din värdefulla tid, annars kommer någon annan att bestämma över det.

1. Stäng av dina notiser

   Notiser är överallt. Faktum är att en smartphone får i snitt 63,5 notiser varje dag. Helt galet eller hur? Matten här är enkel, notiser kan vara användbara men inte till den nivå det ligger på idag. Notiser avbryter ditt arbete flera gånger per dag och tvingar dig till att byta fokus i ett ögonblick. Efter att en notis tvingat dig att byta fokus kan de ta upp till 23 minuter att hitta tillbaka till det fokus du hade innan, detta enligt en studie genomförd av University of California, Irvine. Det säger sig själv – om du behöver få saker gjort, stäng av notiserna på en gång!

2. Tillåt endast möten på specifika dagar

   Du kanske har hört talas om ”mötesfria dagar” och ”stör ej dagar”? Stora företag som Facebook och Asana har företagspolicys som exempelvis ”No meeting Wednesdays”. Det betyder att de aldrig schemalägger några möten under onsdagar, detta för att teamet ska ha minst en dag per vecka där de kan arbeta utan avbrott. Att komma tillbaka in i det arbete du gjorde innan ett möte kan ta värdefull tid, tänk då hur mycket värdefull tid som går förlorad om du har flera inbokade möten per dag. Att ha mötesfria dagar kommer hjälpa dig att bli mer produktiv!

3. Skriv ner vad du behöver få gjort

   En klassisk att-göra-lista är ett perfekt sätt att få en bra överblick över vad du behöver få gjort. Att skriva ner dina göromål kan minska känslan av stress och istället få dig att känna att du har kontroll över situationen. 1. Skriv ner dina göromål 2. Prioritera 3. Utför! 4. Markera dina göromål som avklarade Steg 4 är viktigt! Att markera dina göromål som ”utförda” kommer att boosta känslan av att du är produktiv och får saker gjort, det i sin tur kommer att hjälpa dig få nästa sak utförd. Se till att vara digital, använd ditt CRM-system för att schemalägga göromål i din kalender, då ser dessutom dina kollegor att du är upptagen med att vara produktiv 😊

4. Sluta upp med multitasking

   Studier har visat att multitasking faktiskt minskar produktiviteten och istället får oss att känna oss stressade och mindre motiverade. Våra hjärnor är inte skapade för att multitaska, vilket istället leder till att du inte är riktigt fokuserad på någonting. Detta betyder att risken för att göra misstag ökar vilket kan leda till sämre kvalité på ditt arbete. Multitasking är speciellt dåligt om du har en arbetsroll som kräver att du är kreativ. Kreativitet kräver fokus och att vara i nuet, och multitasking kommer inte att ge dig något av det.

5. Använd time management tekniker som till exempel ”Timeboxing”

   Den här tekniken används av framgångsrika ledare som Bill Gates och Elon Musk. Att använda timeboxing innebär att du bryter ner din dag i tidsboxar och sedan inte tillåter arbetsuppgifter att ta längre tid än den tidsbox du avsatt för uppgiften. Vi alla vet hur enkelt det är att en uppgift drar iväg och tar längre tid än beräknat. Till exempel, du har troligtvis varit med om känslan att vara stressad dagen före en deadline. Detta oavsett om du haft 3 månader på dig att utföra arbetet, eller 3 dagar. Varför? För att arbetet tenderar att expandera och fylla upp den tid som finns tillgänglig för utförandet. Timeboxing och timeblocking är väl beprövade tekniker i systemutveckling och projektledning men kan appliceras i fler områden. Bra uppgifter att använda denna teknik för är uppgifter som du saknar motivation för att utföra, eller uppgifter som ofta tar lite för lång tid att bli klar med.